Congress & Events Coordinator

Descrição da vaga

O Coordenador de Congressos e Eventos será responsável pelo planejamento, coordenação e execução de congressos, conferências e outros eventos de grande porte no ramo de saúde.

Responsabilidades:

• Planejar, organizar e acompanhar a execução do Plano Anual de Negócios, incluindo Patrocínios, Congressos Nacionais e Internacionais, Eventos Promocionais, Advisory Boards e Eventos Médicos, Educação Médica presencial e online, das áreas de marketing, área médica, acesso e corporativo.
• Garantir o recebimento, entendimento e compartilhamento dos briefings de eventos para condução da equipe junto às agências.
• Monitorar os processos de gestão de eventos, como planilhas de controle e evidências de eventos, finalização dos processos de eventos em sistema, entre outros.
• Coordenar todos os aspectos logísticos dos eventos, incluindo local, catering, transporte, acomodação e produção.
• Trabalhar em estreita colaboração com equipes internas e externas para garantir a execução bem-sucedida dos eventos.
• Desenvolver e manter relacionamentos com fornecedores e parceiros.
• Monitorar e avaliar o sucesso dos eventos, fornecendo relatórios detalhados e recomendações para melhorias futuras.
• Garantir que todos os eventos estejam conforme as regulamentações da indústria farmacêutica (INTERFARMA, Compliance e políticas locais e globais).
• Aplicar avaliações e pesquisas estratégicas pré e pós-evento e análise de melhorias.
• Trabalhar em sinergia com o líder da área e áreas internas como Compliance, Finanças, TI, etc.
• Garantir a comunicação regular dos processos da área.
• Preparar documentação para auditoria e compliance da área, elaboração de relatórios e apresentações.

Qualificações

Requisitos:

• Graduação em Administração, Marketing, Comunicação, Relações Publicas ou áreas relacionadas.
• Experiência mínima de 5 anos comprovada na organização de eventos na indústria farmacêutica.
• Experiência com execução de projetos durante congresso, como stands, simpósios e ativações.
• Experiência em processos de compra e pagamentos, RFP, gestão de contratos e relacionamento com fornecedores.
• Excelentes habilidades de organização, habilidades interpessoais e de comunicação, escritas e verbais.
• Capacidade de trabalhar sob pressão e gerenciar múltiplos projetos simultaneamente.
• Conhecimento das regulamentações da indústria farmacêutica (INTERFARMA).
• Capacidade de avaliar rapidamente situações e desenvolver respostas eficazes e eficientes.
• Atenção e comprometimento com prazos estabelecidos.
• Disponibilidade para acompanhar eventos in loco (dentro e fora de São Paulo).
• Conhecimentos e habilidades com Pacote Office, principalmente Excel e PowerPoint. Habilidade com o sistema SmartSheet será um diferencial.
• Capacidade de colaborar de forma eficaz com colegas em diferentes níveis da organização.
• Inglês avançado.

Habilidades Específicas:

• Gestão de Projetos: Capacidade de gerenciar todas as fases do ciclo de vida do evento.
• Negociação: Habilidade para negociar contratos com fornecedores e parceiros.
• Tecnologia de Eventos: Familiaridade com ferramentas e plataformas de gestão de eventos.
• Análise de Dados: Capacidade de analisar dados de eventos para medir o sucesso e identificar áreas de melhoria.
• Liderança: Habilidade para liderar equipes e coordenar esforços entre diferentes departamentos e stakeholders.

Informações adicionais

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