Associate Relationship Manager

JOB DESCRIPTION

Emplacement : Montréal (Hybride - 3 jours/semaine au bureau)

Dans ce poste, vous serez basé au bureau de Montréal pendant au moins trois jours par semaine, avec la possibilité de travailler à domicile pendant une partie de votre semaine de travail. Ce rôle a des exigences opérationnelles au bureau et nous ne sommes donc pas en mesure de prendre en compte les employés qui souhaitent maintenir un mode de travail existant et entièrement à distance.

Un monde de possibilités vous attend

La responsabilité principale de la directrice adjointe ou du directeur adjoint des Relations avec la clientèle est de fournir le soutien administratif quotidien aux sociétés clientes, notamment la communication avec les clients et leurs conseillers juridiques à l'égard des envois aux actionnaires, des assemblées d'actionnaires, des dividendes, des directives de trésorerie, du rapprochement du capital, de la facturation, des confirmations aux fins des audits, des rapports mensuels et du soutien des directeurs ou des directrices des Relations avec la clientèle (DRC) en les secondant en ce qui concerne les demandes des clients ou l'administration, directement ou tel que demandé par le ou la DRC. Le ou la titulaire du poste collaborera étroitement avec le DRC et d'autres principaux porteurs.

• Entretenir de bonnes relations avec le personnel clé des sociétés clientes.
• Fournir aux groupes responsables des produits, des opérations et des ventes, l'information obtenue par le biais de communications avec les clients et la rétroaction de ceux-ci.
• Recueillir des données et préparer des feuilles de calcul contenant des renseignements relatifs aux Services à la clientèle pour d'autres secteurs.
• Régler les problèmes des clients en travaillant avec d'autres services de la société.
• Communiquer avec la société et les actionnaires et répondre à leurs demandes.
• Travailler de manière autonome ou avec la directrice ou le directeur, Relations avec la clientèle pour assurer la transmission adéquate des demandes de la société.
• Effectuer le rapprochement des actions en circulation des clients pour divers rapports.
• Procéder au rapprochement des rapports pour renseigner sur les sommes requises dans le but d'effectuer des paiements.
• Coordonner les activités liées aux procurations, notamment commander les listes, les étiquettes et les journaux.
• Aider le service interne de recouvrement à recouvrer les montants en souffrance.
• Aider les émetteurs dans le cadre de projets particuliers en accélérant les transferts, en offrant du dépannage, en réglant les problèmes et en assurant des services à tous les comptes d'actionnaires des émetteurs.
• Accéder à certains dossiers afin de répondre à des demandes de réinvestissement ou de rachat.
• Vérifier le travail effectué durant la journée.
• Recevoir et prendre connaissance des instructions reçues des institutions financières ou des adhérents aux caisses de dépôt au cours des périodes de rachat.
• Gérer les comptes et les tenir à jour, notamment en recevant les documents afférents aux réinvestissements, aux retraits, aux transferts, aux ventes et aux successions, et en les acheminant aux équipes de traitement appropriées.

• Au moins deux (2) ans d'expérience administrative dans le secteur des valeurs mobilières
• Diplôme d'études post-secondaires souhaitable
• Excellente connaissance pratique de Microsoft Office, dont Word, Excel et Outlook
• Excellente connaissance du français et de l'anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit
• Capacité d'apprendre à utiliser de nouveaux systèmes informatiques
• Polyvalent(e) et capacité d'établir des priorités en cas de délais conflictuels
• Exactitude et minutie
• Solides compétences en mathématiques et grand sens de l'organisation

• Maintain relationships with key personnel of clients.
• Provides input to product, operations, and sales groups from customer contact and feedback.
• Collects data and prepares worksheets of information regarding Issuer Services to other reporting areas.
• Resolves client issues by working with other company departments.
• Interfaces and resolves company or shareholder inquiries.
• Works either independently or with the Relationship Manager to ensure proper follow-through of company requests.
• Reconcile outstanding shares of clients on various reports.
• Reconcile reports to advise of money to fund payment.
• Coordinate proxy activities, including ordering lists, labels and journals.
• Assists with internal collection department in collecting outstanding invoices.
• Assists issuers with special projects, expediting transfers, troubleshooting, problem solving and servicing of all issuers shareholders accounts.
• Accessing files for roll-over and redemption requests.
• Auditing work processed during the day.
• Receiving and reviewing instructions received from Financial Institutions or Participants during redemption periods.
• Manage and maintain the accounts, including receiving paperwork for reinvestments, withdrawals, transfers, sales and estates and routing processing to appropriate areas.

• Minimum of 2 years administrative experience in the securities industry
• Post-secondary degree is preferred
• Proficient working knowledge of Microsoft Office, including Word, Excel and Outlook
• Excellent written and verbal French and English skills
• Comfortable learning new computer systems
• Ability to multi-task and prioritize when encountering conflicting duties
• Accuracy and attention to detail
• Strong mathematical and organizational skills