Assistante administrative

- en présentielle, pas de télétravail.

RÉSUMÉ :

Planifie les rendez-vous, reçoit les appels entrants, conserve les documents régionaux officiels, exécute les politiques administratives et fournit un soutien administratif au personnel régional.

Il s'agit d'un poste saisonnier de niveau débutant - généralement de février à fin octobre - mais pour le candidat idéal, il peut être ouvert toute l'année.

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS ESSENTIELLES :

Les tâches et responsabilités essentielles sont énumérées ci-dessous. D'autres tâches peuvent être assignées.

Lit et achemine le courrier entrant. Localise et joint le dossier approprié à la correspondance à laquelle le personnel régional doit répondre.

Rédige et tape la correspondance courante.

Classe la correspondance et d'autres documents.

Répond au téléphone et donne des informations aux appelants ou oriente les appels vers le responsable approprié et passe les appels sortants.

Accueille les visiteurs, détermine la nature de la visite et oriente les visiteurs vers la personne appropriée.

Vérifie, attribue et publie les bordereaux de production des clients. Réconcilie les comptes.

Prépare et code les comptes créditeurs.

Assemble, prépare les factures des cartes d'achat pour la comptabilité mensuelle.

Aide partout où cela est nécessaire - appels clients, AR, crédits, etc.

Aide les gestionnaires et le personnel avec les documents liés à l'entreprise pour l'embauche, etc.

Compile et tape des rapports statistiques.

Fait des copies de correspondance ou d'autres documents imprimés.

Prépare le courrier sortant.

Vérifie, traite et enregistre les comptes créditeurs et débiteurs.

Ce poste n'est pas un poste en télétravail. Bilingue français-anglais requis.

QUALIFICATIONS :

Pour effectuer ce travail avec succès, une personne doit être capable d'exécuter chaque tâche essentielle de manière satisfaisante. Les exigences énumérées ci-dessous sont représentatives des connaissances, des compétences et/ou des aptitudes requises. Des aménagements raisonnables peuvent être apportés pour permettre aux personnes handicapées d'exercer les fonctions essentielles. Une vérification des antécédents criminels sera requise.

ÉDUCATION et/ou EXPÉRIENCE :

Diplôme d'études secondaires ou diplôme d'enseignement général) ou une à deux années d'expérience et/ou de formation connexe ; ou une combinaison équivalente d'études et d'expérience.

COMPÉTENCES LINGUISTIQUES :

Capacité à lire, analyser et interpréter des périodiques commerciaux généraux, des revues professionnelles, des procédures techniques ou des réglementations gouvernementales. Capacité à rédiger des rapports, de la correspondance commerciale et des manuels de procédures. Capacité à présenter efficacement des informations et à répondre aux questions de groupes de gestionnaires, de clients, de consommateurs et du grand public.

COMPÉTENCES MATHÉMATIQUES :

Capacité à calculer des chiffres et des montants tels que des remises, des intérêts, des commissions, des proportions et des pourcentages.