Pre Sale Coordinator

THE ROLE

Assurer la coordination des ventes des départements Tableaux Anciens et Sculpture (département pouvant varier) tant du point de vue du contact clientèle, de l’administration des ventes que des relations avec les différents services internes et acteurs externes.

Fonction clé au sein de Sotheby’s, le Pre-Sale Coordinator est responsable du bon déroulement de la mise vente des œuvres qui nous sont confiées, pour les ventes publiques et privées, en France comme à l’international. Le Pre-Sale Coordinator, par son organisation, sa rigueur et son sens du service est garant de la conformité des aspect juridique et financier des transactions liées au vendeurs et aux objets consignés, du respect des délais, et de l’application des procédures et règles internes.

Il est capital que le Pre-Sale Coordinator travaille main dans la main avec l’ensemble des fonctions et départements, parisiens et internationaux, notamment pour soulever tout problème en proposant des solutions, et ce même en dehors de ses missions, afin de contribuer à l’objectif commun du département consistant à proposer à nos clients la meilleure expérience de vente possible.

RESPONSIBLITIES

Administration des ventes, incluant notamment:

Avant la vente :

1. Création des comptes clients et enregistrement des lots dans le système.
2. Préparation et gestions des documents de vente : Bon de dépôt, mandat de vente, pièces justificatives
3. Gestion des frais et commissions appliqués au vendeur en collaboration avec la finance
4. Travail en collaboration avec les départements transport et logistique pour l’organisation de la livraison des œuvres à Paris ou bien dans le site de vente final, ainsi que tout autre transport nécessaires (envoi chez un prestataire extérieur, envoi en exposition itinérante)
5. Travail en collaboration avec le département marketing pour la promotion de la vente (superviser la photographie des œuvres, communiquer les informations nécessaires pour la mise à jour des supports de communication, publicités, catalogue digital oupapier…)
6. Gestion des demandes de documentation spécifiques : Déclarations de Droit de Suite, Certificats de Biens Culturels, Permis CITES, etc…
7. Gestions des demandes diverses en fonction des spécificités de chaque lot : poinçonnage, expertise, encadrement, dessertissage
8. Tenir à jour les outils de reporting en lien avec le Business Manager
9. S’assurer que le rétroplanning des ventes est respecté en liaison avec le département d’expertise, le Head of Presale Administration et le post sale.

Pendant la vente :

1. Participer activement à la promotion de la vente auprès des acheteurs potentiels en répondant aux demandes d’informations (rapports de condition, images additionnelles, informations relatives aux frais de ventes, au fonctionnement des enchères…)
2. Tenir à jour la liste d’intérêt

Après la vente

1. Assurer la communication avec les vendeurs concernant le règlement des œuvres.
2. Gérer lots invendus, leur retour ou leur remise en vente, afin de limiter le stockage long terme

Être le garant du respect des règlementations en vigueur, aussi bien concernant la fiscalité, la circulation des œuvres, que les règles internes de gestion de la société :

1. Garantir la pertinence des informations communiquées concernant le client dans les différentes bases de données internes, vérifier que toutes les informations demandées par les autres services de la société sont communiquées dans les délais
2. S’assurer que les frais engagés sont traités en comptabilité et correctement approuvés et répercutés aux vendeurs ou au département.
3. S’assurer que les factures des différents partenaires et fournisseurs sont conformes et en superviser le règlement
4. Maintenir et archiver des dossiers de ventes complets (en version papier et digitale), en lien avec le catalogueur pour les dossiers de provenance

IDEAL EXPERIENCE & COMPETENCIES

• Collaborer avec les autres Pre-sale Coordinateurs afin d’apporter son support en cas d’absences ou de surcharges de travail, mais également pour permettre l’uniformité des procédures en place au sein de l’ensemble des départements d’expertise en gardant l’esprit ouvert à toute piste d’amélioration
• Prendre en charge l’administration de tout autre projet assigné par le manager, comme par exemple de ventes de collection, d’expositions, de ventes de charités, des ventes privées oudes exports.

• Une première expérience réussie en tant qu'administrateur ou gestionnaire de projet dans le secteur du marché de l’art souhaitée.
• Excellent relationnel client, et aisance à l’oral comme à l’écrit
• Excellente aptitude à la communication et au travail en équipe.
• Bonne organisation et sens des priorités.
• Capacité à faire face à de multiples échéances simultanées.
• Réactivité et habilité à la résolution simultanée de problèmes.
• Français maternel, anglais courant, une troisième langue serait un plus
• Aisance avec les outils informatiques, une connaissance du logiciel SAP serait appréciée