Executive Assistant (Hybrid)

Interested in joining a team that's eager to create, innovate and make an impact on the world? Read on...

Key Responsibilities:
• Calendar Management:
o Manage and prioritize complex calendars for multiple Managing Directors.
o Coordinate meetings and calls with senior leaders across different time zones globally.
o Proactively anticipate scheduling conflicts and provide solutions.
• Travel Arrangements and Expense Management:
o Coordinate domestic and international travel through the firm's internal booking platform, ensuring compliance with company policies.
o Prepare detailed itineraries and manage last-minute changes.
o Process expense reimbursements and expense reports using Concur accurately and efficiently.
• Event Coordination:
o Organize and manage logistics for internal town halls, external speaker events, and global team meetings.
o Collaborate with stakeholders to ensure the successful execution of events.
• Onboarding Support:
o Assist with onboarding new team members across various global locations.
o Coordinate training schedules and ensure necessary resources are in place.
• Administrative Support:
o Handle confidential information with discretion.
o Draft and edit correspondence, presentations, and reports.
o Maintain accurate records and filing systems.

Qualifications:
• Minimum of 6 + years in an executive assistant or administrative role supporting senior leadership.
• Bachelor's degree preferred
• Proficiency in Microsoft Office Suite (Outlook, Excel, PowerPoint, Word).
• Experience with Concur for expense management, including reimbursement and expense reporting, is required.
• Exceptional organizational, communication, and multitasking abilities. Ability to work under pressure in a fast-paced environment.

What you can expect from Morgan Stanley:

We are committed to maintaining the first-class service and high standard of excellence that have defined Morgan Stanley for over 85 years. At our foundation are five core values - putting clients first, doing the right thing, leading with exceptional ideas, committing to diversity and inclusion, and giving back - that guide our more than 80,000 employees in 1,200 offices across 42 countries. At Morgan Stanley, you'll find trusted colleagues, committed mentors and a culture that values diverse perspectives, individual intellect and cross-collaboration. Our Firm is differentiated by the caliber of our diverse team, while our company culture and commitment to inclusion define our legacy and shape our future, helping to strengthen our business and bring value to clients around the world. Learn more about how we put this commitment to action: morganstanley.com/diversity. We are proud to support our employees and their families at every point along their work-life journey, offering some of the most attractive and comprehensive employee benefits and perks in the industry.

At Morgan Stanley Montreal, we support the Firm's global businesses and infrastructure with cutting edge technology and innovation. The multi-faceted and highly technical Montreal team plays a critical role in building and maintaining our leading technology platform, including electronic trading, algorithm trading, cloud engineering, infrastructure, cybersecurity and AI/ML. Morgan Stanley has been rooted in the Montreal community since 2008 and is considered a leading employer among the area's highly skilled technology talent. There's ample opportunity to move across the businesses for those who show passion and grit in their work.

Morgan Stanley is an equal opportunities employer. We work to provide a supportive and inclusive environment where all individuals can maximize their full potential.

All our positions are located in Montreal, Quebec. We offer a hybrid work environment, combining remote work and attendance in the office.

Knowledge of French and English is required.

Build a career with impact. Visit morganstanley.com for more information.

Nous sommes à la recherche d'un adjoint de direction très motivé et minutieux afin de soutenir plusieurs directeurs généraux dans notre service des ressources humaines. Ce poste de niveau associé à Montréal est essentiel pour assurer une exploitation harmonieuse, une communication transparente et une coordination à l'échelle de l'organisation. Le candidat idéal sera capable de résoudre les problèmes de façon proactive avec des compétences exceptionnelles en organisation et en communication.

Notre division des Ressources humaines offre des conseils et des perspectives pour attirer, fidéliser, récompenser et perfectionner une main-d'œuvre mondiale talentueuse, en offrant aux employés le soutien et les outils dont ils ont besoin pour réussir.

Morgan Stanley est un chef de file dans le domaine des services financiers, reconnu pour sa capacité à mobiliser des capitaux pour aider les gouvernements, les entreprises, les institutions et les particuliers du monde entier à atteindre leurs objectifs financiers.

Vous souhaitez vous joindre à une équipe animée par le désir de créer, d'innover et d'avoir un impact sur le monde? Poursuivez votre lecture.

Responsabilités principales :
• Gestion d'agenda :
o Gérer et hiérarchiser les calendriers complexes pour plusieurs administrateurs généraux.
o Coordonner les réunions et les appels avec les cadres supérieurs dans différents fuseaux horaires à l'échelle mondiale.
o Anticiper de façon proactive les conflits d'horaire et fournir des solutions.
• Préparatifs de voyage et gestion des dépenses :
o Coordonner les voyages nationaux et internationaux par l'intermédiaire de la plateforme de réservation interne de la société, assurant la conformité aux politiques de la société.
o Préparer des itinéraires détaillés et gérer les changements de dernière minute.
o Traiter les remboursements de dépenses et les rapports de dépenses à l'aide de Concur de manière précise et efficace.
• Coordination des événements :
o Organiser et gérer la logistique pour les assemblées générales internes, les événements avec un conférencier externe et les réunions d'équipe mondiales.
o Collaborer avec les intervenants pour assurer la réussite de l'exécution des événements.
• Soutien à l'intégration :
o Aider à l'intégration des nouveaux membres de l'équipe dans divers emplacements à l'échelle mondiale.
o Coordonner les horaires de formation et s'assurer que les ressources nécessaires sont en place.
• Soutien administratif :
o Traiter les renseignements confidentiels avec discrétion.
o Rédiger et modifier les correspondances, les présentations et les rapports.
o Tenir à jour des dossiers et des systèmes de classement de façon précise.

Compétences:
• Au moins six ans d'expérience dans un poste d'adjoint de direction ou administratif en soutien à la haute direction.
• Baccalauréat, un atout.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Outlook, Excel, PowerPoint, Word).
• Expérience avec Concur pour la gestion des dépenses, ce qui comprend le remboursement et la production de rapports de dépenses, requise.
• Capacités exceptionnelles d'organisation, de communication et de gestion de plusieurs tâches à la fois. Capacité de travailler dans un environnement qui évolue rapidement.

Ce à quoi vous pouvez vous attendre de Morgan Stanley :

Nous nous engageons à maintenir le service de première classe et les normes d'excellence élevées qui font la réputation de Morgan Stanley depuis plus de 85 ans. Notre culture repose sur cinq valeurs fondamentales, soit mettre les clients au premier plan, avoir une bonne conduite, diriger en s'inspirant d'idées exceptionnelles, assurer la diversité et l'inclusion, et redonner aux collectivités, lesquelles valeurs guident nos plus de 80 000 employés dans plus de 1 200 bureaux répartis à travers 42 pays. Chez Morgan Stanley, vous trouverez des collègues de confiance, des mentors engagés et une culture qui valorise les différents points de vue et l'intelligence de chacun, ainsi que la collaboration croisée. Notre société se distingue par le calibre de son équipe diversifiée, tandis que notre culture d'entreprise et notre engagement envers l'inclusion définissent notre héritage et façonnent notre avenir, contribuant ainsi à renforcer nos résultats et à apporter de la valeur à nos clients à travers le monde. Apprenez-en plus sur la façon dont nous mettons cet engagement en action : morganstanley.com/diversity. Nous sommes fiers de soutenir nos employés et leurs familles à chaque étape de leur parcours travail-vie personnelle, en offrant certains des avantages sociaux et indirects les plus intéressants et les plus complets du secteur.

Morgan Stanley Montréal supporte, grâce à une technologie à la pointe de l'innovation, les groupes d'affaires et d'infrastructure mondiales de la Firme. Les équipes hautement techniques et diversifiées de Montréal jouent un rôle critique dans la construction et le maintien des plateformes technologiques, incluant le trading électronique et algorithmique, l'infonuagique, les infrastructures technologiques, la cybersécurité ainsi que l'intelligence artificielle. Morgan Stanley est implanté à Montréal depuis 2008, et est considéré comme un employeur de premier plan pour les talents spécialisés en technologie. Les opportunités sont multiples pour ceux qui démontrent de la passion et de la persévérance.

Morgan Stanley croit au principe d'équité en matière d'emploi. Elle s'efforce de fournir un environnement de travail accueillant et inclusif au sein duquel chaque personne peut exploiter tout son potentiel.

Tous nos postes sont situés à Montréal, au Québec. Nous offrons un environnement de travail hybride, associant le travail à distance et le travail au bureau.

Connaissance du français et de l'anglais requise.

Bâtissez une carrière qui se démarque. Pour plus d'information, visitez le site morganstanley.com.

WHAT YOU CAN EXPECT FROM MORGAN STANLEY:

We are committed to maintaining the first-class service and high standard of excellence that have defined Morgan Stanley for over 85 years. At our foundation are five core values - putting clients first, doing the right thing, leading with exceptional ideas, committing to diversity and inclusion, and giving back - that guide our more than 80,000 employees in 1,200 offices across 42 countries. At Morgan Stanley, you'll find trusted colleagues, committed mentors and a culture that values diverse perspectives, individual intellect and cross-collaboration. We Firm is differentiated by the caliber of our diverse team. While our company culture and commitment to inclusion define our legacy and shape our future, helping to strengthen our business and bring value to clients around the world. Learn more about how we put this commitment to action: morganstanley.com/diversity. We are proud to support our employees and their families at every point along their work-life journey, offering some of the most attractive and comprehensive employee benefits and perks in the industry.

We're committed to bringing passion and customer focus to the business.

Morgan Stanley is an equal opportunities employer. We work to provide a supportive and inclusive environment where all individuals can maximize their full potential.