Verwaltungskraft (Administrative Associate)

DESCRIPTION

Wir suchen eine talentierte Verwaltungskraft (Administrative Associate)

zur Verstärkung unseres Teams im Bereich Service für unsere CDD SERVICE Abteilung in Groß-Gerau, Hessen, Deutschland .

In dieser Rolle werden Sie in den folgenden Bereichen einen Unterschied machen:

• Optimierung von Prozessen: Durch das Sammeln, Zusammenstellen und Überprüfen von Informationen stellen Sie sicher, dass Berichte, Präsentationen und Formulare präzise und zuverlässig sind, was die Gesamtproduktivität steigert.
• Unterstützung der Entscheidungsfindung: Ihre Recherchen und die Erstellung statistischer Berichte liefern wertvolle Einblicke und unterstützen fundierte Entscheidungen für das Team oder die Abteilung.
• Verbesserung der Kommunikation: Durch die Vorbereitung von Korrespondenz, den Empfang von Besuchern und die Organisation von Telefonkonferenzen fördern Sie eine reibungslose und effektive Kommunikation innerhalb der Organisation.
• Verbesserung des Datenmanagements: Ihre Unterstützung bei der Datensammlung, -eingabe und -erstellung sorgt für organisierte und aktuelle Aufzeichnungen, die für die Aktivitäten der Abteilung entscheidend sind.
• Sicherstellung schneller Antworten: Durch die Bearbeitung routinemäßiger Anfragen schnell und genau verbessern Sie die Reaktionsfähigkeit und Zuverlässigkeit der Abteilung im Umgang mit internen und externen Stakeholdern.
• Erleichterung finanzieller Transaktionen: Die Vorbereitung von Unterlagen für Zahlungen und die Beantwortung von Anfragen von Kreditoren und Zahlungsempfängern gewährleisten reibungslose Finanztransaktionen und gute Beziehungen zu Lieferanten.
• Einhaltung von Standards: Durch die Dokumentation und Pflege von Richtlinien und Verfahren der Abteilung tragen Sie zur Konsistenz und Compliance innerhalb der Abteilung bei.
• Mitwirkung an Projekten: Die Teilnahme an Geschäftsoptimierungsaufgaben und -projekten ermöglicht es Ihnen, zum Wachstum und zu den Innovationsbemühungen der Abteilung beizutragen.

• Starke Kommunikationsfähigkeiten: Entwickeln und liefern Sie effektive, zielgruppengerechte Kommunikationsformate, die ein klares Verständnis der spezifischen Bedürfnisse unterschiedlicher Zielgruppen vermitteln, einschließlich des professionellen Umgangs mit schwierigen Kundeninteraktionen.
• Organisations- und Prozessfähigkeiten: Verwalten Sie effizient administrative Aufgaben, verfolgen Sie offene Arbeitsaufträge und bereiten Sie Kundenangebote, Kostenvoranschläge und Rechnungen vor. Ihre Fähigkeit, organisiert zu bleiben und unter Druck einen kühlen Kopf zu bewahren, ist entscheidend.
• Technische Kompetenz: Fundierte Kenntnisse in MS Office, insbesondere Excel und Power BI, um das Serviceteam bei Administration, Organisation, Rechnungsstellung und Kundeninteraktionen zu unterstützen.
• Kundenorientierung und Verantwortungsbewusstsein: Bauen Sie starke Kundenbeziehungen auf und bieten Sie kundenorientierte Lösungen an, während Sie sich selbst und andere in die Verantwortung nehmen, Verpflichtungen einzuhalten und hohe Service-Standards zu gewährleisten.

• Erste Berufserfahrung oder mittlere Kenntnisse, die durch Ausbildung, Schulung oder praktische Erfahrung erworben wurden.
• Abschluss der weiterführenden Schule oder ein entsprechender Nachweis über den Abschluss der Sekundarstufe oder gleichwertige Erfahrung, soweit diese den geltenden Vorschriften entspricht.
• Gerne auch Quereinsteiger mit Technischer oder Kaufmännischer Ausbildung