Office Coordinator

Stellenbeschreibung

Wir suchen derzeit einen Bürokoordinator zur administrativen und organisatorischen Unterstützung des Commercial Operations-Teams (Cluster Head Central & South, GM Deutschland, Marketing-, Vertriebs- und Geschäftsbetriebsteam) und teilweise des Medical Affairs-Teams bei CSL Seqirus in München. Zu den Hauptaufgaben zählen: Unterstützung bei Bürobedarf und -einrichtungen, Organisation von Meetings, Koordination von Verträgen/Vertraulichkeitsvereinbarungen, Unterstützung bei Beschaffungs- und Finanzaktivitäten, administrative Unterstützung bei der Budget- und Kostenverfolgung, Unterstützung bei Reisevorbereitungen, Flottenmanagement und Unterstützung bei der Durchführung spezifischer Projekte.

Hauptverantwortlichkeiten

• Enge Zusammenarbeit mit den britischen Buchhaltungs- und Beschaffungsteams
  
• Erstellen, Optimieren und Überwachen von Arbeitsprozessen
  
• Erstellen und Verarbeiten von Bestellanforderungen und Bestellungen (Überprüfen und Genehmigen von Rechnungen)
  
• Rechnungsverfolgung, -weiterleitung und -genehmigung
  
• Zusammenarbeit mit Beschaffung und Finanzen, um die rechtzeitige Zahlung an Lieferanten sicherzustellen
  
• Zusammenarbeit mit Finanzen bei der Meldung monatlicher Rückstellungen gemäß Vereinbarung mit dem Kostenstellenleiter
  
• Verfolgung und Unterstützung bei der Offenlegung von HCP-Zahlungen
  

• Enge Zusammenarbeit mit dem Vertriebsteam und Unterstützung bei erforderlichen Veranstaltungen
  
• Organisation interner Meetings: Logistik, Catering, Buchung von Meetingräumen
  
• Lieferantenverbindung bei externen Meetings
  

• Bei Bedarf Zusammenarbeit mit der Rechtsabteilung und/oder Vertrags- und Outsourcingabteilung, um Beraterverträge, Service Level Agreements, Programmpläne und vertrauliche Offenlegungsvereinbarungen zu entwickeln und auszuführen;
  
• Laden Sie Verträge in die Companion-Plattform hoch
  
• Unterstützung bei Projekten und Prozessen
  
• Unterstützen Sie Prozesse, helfen Sie bei der Vereinfachung von Prozessen und Aktivitäten.
  
• Finden Sie Lösungen für Probleme, die auftreten können, indem Sie mit Kollegen und Stakeholdern in Deutschland, Großbritannien und im internationalen Raum zusammenarbeiten (IT, Personalwesen, Buchhaltung, Beschaffung usw.).
  
• Unterstützen Sie bei Bedarf die Durchführung von Projekten. Nehmen Sie an Projektbesprechungen teil, identifizieren Sie proaktiv Chancen oder Herausforderungen und unterstützen Sie die Zusammenarbeit mit externen Agenturen.
  
• Kontaktperson für Agentur/Lieferant
  
• Lager- und Vertriebsagentur & Mailing House zur Unterstützung der Verteilung von Marketingmaterial
  

• Unterstützung bei Verwaltungs-, Reise-, IT-, Telekommunikationsanforderungen und Besprechungsanforderungen
  
• Verwaltung von SharePoint-Sites (z. B. Dokumente veröffentlichen/archivieren, sicherstellen, dass der Inhalt aktuell und richtlinienkonform ist)
  
• Einkauf von Büromaterial und allgemeine Verwaltung von Büroräumen (Versorgungsmaterialien, Kontakt zu Lieferanten)
  
• Erfüllung aller Compliance-Anforderungen in Bezug auf Reisen, Beschaffung und andere Büroprozesse
  
• Werden Sie Hauptansprechpartner des Bürovermieters und verwalten Sie die Ausführung des Büromietvertrags
  
• Verwaltung von Bürolieferanten, sicherstellen, dass das Büro jederzeit funktionsfähig ist. mit allen benötigten Materialien (Schreibwaren und Küche)
  

• Abitur oder höhere Bildung (Mittlere Reife / Abitur oder höhere Bildung)
  
• 3 Jahre Berufserfahrung im Bereich Büromanagement/Verwaltung
  
• Microsoft Office-Paket, einschließlich Excel-, Powerpoint- und Word-Kenntnisse
  
• Effiziente Organisation, Genauigkeit, Zeitmanagement und Priorisierung
  
• Unabhängige Unterstützung aller Geschäftsprozesse
  
• Kritisches und kreatives Denkvermögen
  
• Kontinuierliche Verbesserung von Prozessen und Tools generieren und bei deren Umsetzung helfen
  
• Termine einhalten, Aufgaben genau erledigen (Qualität und Detailgenauigkeit im Fokus)
  
• Starke schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten
  
• Flexibel und dynamisch
  
• Service-/kundenorientierte Eigeninitiative
  
• Teamorientiert und kooperativ mit einem breiteren kommerziellen/medizinischen Team
  
• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse