Bajo la dirección del Supervisor de Servicio al Cliente, es responsable de coordinar la cooperación entre su área de trabajo con todos los demás áreas de la compañía de tal manera que el flujo de información sea siempre libre de fricciones, sin trabas, y se asegure una coordinación integral positiva. Es responsable de la gestión, panificación y ejecución de los envíos. Siempre debe estar comprometido en el mejoramiento de la satisfacción del cliente.

PRIMARY DUTIES AND RESPONSIBILITIES (DEBERES Y RESPONSABILIDADES PRINCIPALES):

Fulfill all the position duties, such as: (Cumplir con sus obligaciones, de tal manera que)

• All the activities are accomplished in an adequate, timely, quickly and cost effectively way. (Todas las actividades se completen de manera adecuada, a tiempo y rentable).
• The Client needs and expectations are considered and performed by other company's offices. (Las necesidades y expectativas del cliente sean consideradas y realizadas por las otras oficinas de la compañía).
• All the applicable regulations and guidelines are applied. (Todas las regulaciones y las directrices se cumplan).

Order entry and follow up to orders in Worldstar and TMS (Entrada de pedidos y seguimiento de pedidos en Worldstar y TMS)

Work together with OPS team to resolve shipping issues (Trabajar junto con el equipo de OPS para resolver problemas de envío)

Provide appropriate and correct información to customers about this orders, monitoring, trancking and updating them on the status of the shipments (Proporcione a los clientes información adecuada y correcta sobre estos pedidos, supervisándolos, transmitiéndolos y actualizándolos sobre el estado de los envíos.)

Partnership with sales team to exceed customer service expectations (Asociación con el equipo de ventas para superar las expectativas de servicio al cliente.)

Work very accurate with the pricing of all shipment, in order to enter xcharges in a proper way and in times, in Worldstar and TMS (Trabaje de manera muy precisa con el precio de todos los envíos, para ingresar los cargos de manera adecuada y en ocasiones, en Worldstar y TMS)

To edit and maintain shipments (exports/imports) at WorldStar, TMS & distributions. (Editar y mantener los envíos (exportaciones/ importaciones) en el sistema WorldStar, TMS y distribuciones.

With the OPS team, perform a route review, specifically regarding to the selection and combination of different kinds of transport (Airplanes, vehicles). (De la mano de equipo de OPS, realizar una revisón de ruta, específicamente en lo que respecta a la selección y combinación de diferentes modelos de transporte (Aviones, vehículos)).

Register in the system the necessary instructions for the OPS team proceed (pick up and deliver of the client shipments, deliver /pick up shipments in the courier company). (Ingresar al sistema las instrucciones necesarias para que el equipo de OPS proceda (Recogida / entrega de envíos de los clientes, entrega / recogida de envíos en la empresa de mensajería))

To book and forewarning shipments within the necessary times. (Reservar y preavisar envíos dentro de los tiempos necesarios)

To monitoring shipments during transport and reacts flexibly to any deviation from the plan. (Monitorear envíos durante el transporte y reaccionar con flexibilidad a cualquier desviación del plan).

Frequently check over the World Star & TMS notes and manage the forewarned shipments. (Revisar continuamente las notas en el World Star, TMS y maneja los envíos pre avisados).

To check the scheduled departure or arrival times of flights (Post Flight). (Revisar la salida prevista o los tiempos de llegada de los vuelos (Post Flight )).

To recognize all the important information and makes immediate use of this (All emails Station, rental lists, OPS-Memos, C / H Memos) (Reconoce la información importante y hace un uso inmediato de esta (Todos los correos electrónicos de Estaciones, listas de vacaciones, OPS-Memos, C / H Memos).

To work safely with all relevant regulations (IATA) as well as laws and ordinances. (Trabaja de forma segura con todos los reglamentos pertinentes (IATA), así como las leyes y ordenanzas).

To use and maintain the available technical tools (WorldStar, OpStar, Biostar, Organice, Flight Monitor & TMS). (Utilizar y mantener las herramientas técnicas disponibles (WorldStar, OpStar, Biostar, Organice, Flight Monitor y TMS)).

Give proper instructions to OPS to hand the shipment correctly (Dé las instrucciones adecuadas a OPS para entregar el envío correctamente.).

To communicate with national and international stations of World Courier / Aerolink. (Comunicarse con las estaciones nacionales e internacionales de World Courier / Aerolink).

To Build and maintain relationships with contractors and carriers (airlines, handling agents, customs, suppliers, etc.). (Construir y mantener relaciones con los contratistas y los transportistas (líneas aéreas, la manipulación de agentes, aduanas, proveedores, etc)).

To meet with the legal framework of the Ministry of Communications for handling imported and exported shipments in the form of Postal Traffic. (Cumplir con el marco legal del Ministerio de Comunicaciones para el manejo de envíos importados y exportados bajo la modalidad de Tráfico Postal).

To meet the requirements of the Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). (Cumplir con los requerimientos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN)).

The employee performs preliminary actions, specifically (El empleado realiza acciones preliminaries, especificamente):

• Development and / or acquisition of all necessary documentation (HWB, MAWB, import or export permit, export customs clearance, certificate of live animals, dangerous goods declaration, etc.). (Elaboración y/o adquisición de toda la documentación necesaria (HWB, MAWB de importaciones o eprmiso de exportación, tramites aduaneros de exportación, certificado de animales vivos, declaración de mercancías peligrosas, etc.)
• Check shipping papers according GGVS / AADR / IATA-DGR. (Verificar los documentos de transporte según GGVS / AADR / IATA-DGR).

To carry out all customs formalities (import/export) throught (Realizar todos los tramites aduaneros (importaciones/exportaciones) a través de):

• Inspection and / or acquisition of all necessary formalities for import or export (import or export permit, customs formalities for export, etc..). (Inspección y/o adquisición de todos los tramites necesariospara importaciones o exportaciones ( permiso de importación o de exportación, trámites aduaneros de exportación, etc.).
• The determination of all customs and / or taxes, and entering these in WorldStar. (Determinación de todos las aduanas y/o impuestos, e ingresarlas en el World Star.

Perform any other duties the employee has been trained for. (Realizar otros deberes para los que el empleado haya sido capacitado)

The above statements are intended to describe the general nature and level of work being performed by people assigned to this classification. They are not to be construed as an exhaustive list of all responsabilities, duties, and skills required of personnel so classified. All personnel may be required to perform duties outside of ther normal responsabilities from time to time, as needed.

(Las declaraciones anteriores tienen la intención de describir la naturaleza general y el nivel de trabajo que realizan las personas asignadas a esta clasificación. No deben interpretarse como una lista exhaustiva de todas las responsabilidades, deberes y habilidades requeridas del personal clasificado de esta manera. Todo el personal puede estar obligado a realizar tareas fuera de sus responsabilidades normales de vez en cuando, según sea necesario).

EXPERIENCE AND EDUCATIONAL REQUIREMENTS (EXPERIENCIA Y REQUISITOS ACADÉMICOS):

Required (Necesario):

• Requires a Degree in International Trade, International Bussiness or related majors from an accredited College.

Requiere de un título en Comercio Internacional, Negocios Internacionales o carreras afines de una universidad acreditada

• Normally requires from five (5) to seventh (7) years directly related and progressively responsible experience.

Normalmente se requiere de 5 a 7 años de experiencia responsable progresiva directamente relacionada.

REPORTS DIRECTLY TO (REPORTA DIRECTAMENTE A):

Reports to (Reporta a)

• Customer Service Supervisor

(Supervisor de Servicio al Cliente)

MINIMUM SKILLS, KNOWLEDGE AND ABILITY REQUIREMENTS (REQUISITOS MÍNIMOS DE HÁBILIDADES, CONOCIMIENTOS Y CAPACIDADES):

Command of English: written and oral skills. (Dominio del idioma Inglés: habilidades escritas y orales). Ability to work quickly and accurately under time and volume constraints as well as under pressure. (Habilidad para trabajar en forma rápida y precisa bajo limitaciones de tiempo y volumen, así como también bajo presión). Strong interpersonal skills. (Grandes capacidades interpersonales). Good analytical skills. (Gran capacidad analítica) Ability to resolve customer issues quickly and creatively in order to improve customer satisfaction. (Habilidad para resolver rápida y creativamente los problemas del cliente con el fin de mejorar la satisfacción del cliente). Strong organizational skills, attention to detail. (Gran capacidad de organización; atención a los detalles). Be able to take initiatives and responsibilities. (Ser capaz de tomar iniciativas y asumir responsabilidades). Basic computer skills, knowledge of Microsoft Word, Excel, PowerPoint and Outlook. (Capacidades básicas en computación. Conocimiento de Microsoft Word, Excel, PowerPoint y Outlook). Able to priorities workload, which may change throughout the day (Capaz de priorizar el trabajo, con bastantes cambios en el transcurso del día) Self-motivated and uses own initiative (automotivación y uso de iniciativa propia) Excellent technical, organizational, planning and team working skills. (Excelentes habilidades de trabajo técnico, de organización, de planificación y de equipo).

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EXPERIENCE AND EDUCATIONAL REQUIREMENTS (EXPERIENCIA Y REQUISITOS ACADÉMICOS):

Required (Necesario):

• Requires a Degree in International Trade, International Bussiness or related majors from an accredited College.

Requiere de un título en Comercio Internacional, Negocios Internacionales o carreras afines de una universidad acreditada

• Normally requires from five (5) to seventh (7) years directly related and progressively responsible experience.

Normalmente se requiere de 5 a 7 años de experiencia responsable progresiva directamente relacionada.

REPORTS DIRECTLY TO (REPORTA DIRECTAMENTE A):

Reports to (Reporta a)

• Customer Service Supervisor

(Supervisor de Servicio al Cliente)

MINIMUM SKILLS, KNOWLEDGE AND ABILITY REQUIREMENTS (REQUISITOS MÍNIMOS DE HÁBILIDADES, CONOCIMIENTOS Y CAPACIDADES):

• Command of English: written and oral skills. (Dominio del idioma Inglés: habilidades escritas y orales).
• Ability to work quickly and accurately under time and volume constraints as well as under pressure. (Habilidad para trabajar en forma rápida y precisa bajo limitaciones de tiempo y volumen, así como también bajo presión).
• Strong interpersonal skills. (Grandes capacidades interpersonales).
• Good analytical skills. (Gran capacidad analítica)
• Ability to resolve customer issues quickly and creatively in order to improve customer satisfaction. (Habilidad para resolver rápida y creativamente los problemas del cliente con el fin de mejorar la satisfacción del cliente).
• Strong organizational skills, attention to detail. (Gran capacidad de organización; atención a los detalles).
• Be able to take initiatives and responsibilities. (Ser capaz de tomar iniciativas y asumir responsabilidades).
• Basic computer skills, knowledge of Microsoft Word, Excel, PowerPoint and Outlook. (Capacidades básicas en computación. Conocimiento de Microsoft Word, Excel, PowerPoint y Outlook).
• Able to priorities workload, which may change throughout the day (Capaz de priorizar el trabajo, con bastantes cambios en el transcurso del día)
• Self-motivated and uses own initiative (automotivación y uso de iniciativa propia)
• Excellent technical, organizational, planning and team working skills. (Excelentes habilidades de trabajo técnico, de organización, de planificación y de equipo).

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